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¿Cuáles son las tareas del administrador de edificios?

Estos funcionarios cumplen un rol súper estratégico dentro de una comunidad. Uno de ellos es velar por llevar las cuentas en orden y la buena convivencia.

Inmobiliario 19/01/2022 Arlette Muñoz
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Condominio Freepik

“Existe una similitud entre una sociedad anónima y un condominio. Por ejemplo, la junta de accionistas de una sociedad es símil a la de una asamblea en el condominio. Y el comité de administración de una comunidad es comparable al directorio de una empresa. Mientras que la figura del gerente general es el equivalente a un administrador en una comunidad”, ejemplifica Víctor Damele, presidente del Colegio de Gestión y Administración Inmobiliaria de Chile.

photo-1540359319315-f69be3a17e9d¿Cómo se regulan los ruidos molestos en edificios?

Obligaciones y deberes

En ese sentido, señala que el administrador de una comunidad tiene toda la responsabilidad en la gestión administrativa, contable, financiera y operativa de un edificio.  “El administrador es su representante legal, y asume la responsabilidad penal y jurídica ante cualquier situación irregular que en ella ocurra”. 

"La Ley de Copropiedad Inmobiliaria es uno de los únicos cuerpos legales en donde una sola persona (administrador) es responsable de casi todas las obligaciones y artículos que en ella se detallan. También existen apartados que los obliga y/o faculta por mandato, a realizar acciones coercitivas cuando un residente no cumple con su obligación en el pago de los gastos comunes. De hecho, se los faculta a suspender el suministro eléctrico de una unidad, cuando esta presenta una morosidad en el pago de gastos comunes de tres o más meses continuos o discontinuos”, fundamenta. 

A su vez, también dicho cuerpo legal los obliga y faculta a mantener al día las cuentas del edificio. “Deben emitir y cobrar los gastos comunes mensuales, contratar personal, pagar sueldos e imposiciones, representar a la comunidad ante las autoridades públicas o privadas, y dar curso a las distintas certificaciones”. 

Pone énfasis en que son los responsables de la seguridad del condominio y de su mantención. “Deben generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no dejen de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas”. 

CARMEN GLORIA PEREZ

Carmen Gloria Pérez, administradora de Propiedad Conectada, que tiene varios edificios a su cargo en el Gran Santiago, precisa que sus obligaciones o funciones están establecidas en la Ley 19.537. “De acuerdo a lo establecido en el reglamento de la ley, estas son: cuidar los bienes de dominio común, mantener una nómina actualizada de los copropietarios, mantener actualizado el archivo de documentos del condominio y a disposición de los copropietarios, contratar por cuenta y cargo del copropietario el seguro de incendio de la respectiva unidad en el caso que aquel no lo hiciere y velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad, ejecutar los actos de administración y conservación”, sintetiza. 

“También citar a reuniones de la asamblea; pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al copropietario que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le imponen el reglamento de copropiedad y las normas legales y reglamentarias vigentes sobre copropiedad inmobiliaria; adoptar o proponer el comité de administración, medidas tendientes a precaver la ocurrencia de accidentes y a resguardar la integridad personal de los copropietarios y sus familias, así como sus bienes, dentro del condominio. Mantener una lista actualizada de teléfonos y direcciones de servicios de urgencia, hospitales, clínicas médicos, para casos de traslado o atención de enfermos o accidentados, así como del Cuerpo de Bomberos, que correspondan a la localidad donde está ubicado el condominio, entre otras”, añade. 

Asimismo, hace hincapié en que su rol va mucho más allá. “Los administradores no sólo deben conocer y aplicar de manera correcta la Ley 19.537, sino que también todas las leyes y normas que están asociadas a un edificio, un ejemplo práctico y muy común corresponde a la normativa laboral, dado esto es trascendental que el administrador tenga conocimientos integrales en esta manera, ya que, de no ser así, lo más probable que ese edificio esté en riesgo de multas ante de la Dirección del Trabajo y esto se repite en todas las materias”. 

Sigue: “el administrador también cumple la función de educar a todas aquellas personas que viven en edificio, si bien no es una función como tal y descrita en la Ley, sí en el día a día se aplica constantemente a través de la resolución de conflictos entre vecinos, colaboradores, proveedores y mantenedores”.

“El administrador es el encargado de coordinar todas las actividades operativas y administrativas de un edificio. Para ejecutar de manera correcta sus tareas, es necesario que este conozca apropiadamente el edificio y por supuesto que a lo menos tenga un curso asociado a la Administración de Condominios y con capacitaciones constantes en las diversas leyes y normas de un edificio”, remarca. 

¿Cómo detectar a un mal administrador?

Damele acota en que es responsabilidad del comité de administración velar por los intereses de la comunidad y, por tanto, controlar y supervisar al administrador, obligándolo a cumplir de manera correcta los protocolos contables y financieros que afectan las arcas de la comunidad. “Como una medida sana, las comunidades deben establecer auditorías preventivas, con el propósito de cautelar los intereses de la organización. Un administrador profesional no debe oponerse y menos cuestionar si una comunidad establece este tipo de controles, por el contrario, en la medida que haya mayores sistemas de análisis y revisión, mayor tranquilidad debe tener ese administrador”, apunta.  

Pérez coincide y agrega que los primeros en detectar las anomalías son los integrantes del comité de administración, pues mantienen contacto permanente con la administración. “Los problemas más frecuentes son por el tema de gastos comunes. Se debe tener presente que los gastos comunes siempre se pagaran en la cuenta corriente que de la comunidad (edificio) mantiene: no pagar gastos comunes en efectivo”. 

Un buen administrador

Pérez dice que antes de clasificar un buen administrador lo conveniente es que el comité de administración realice la tarea de evaluar y conocer su edificio, ya que esto lo ayudará a establecer qué necesidades existen y cómo el administrador puede solucionarlas. “En el mercado existe bastante variedad de administradores: desde empresas hasta personas naturales, administraciones que sólo atienden una comunidad, otros menos de 10, y también hay quienes administran más de 50 edificios”.

“Una vez teniendo claro las necesidades, se comienza con la búsqueda. En este caso, es clave contar con referencias verídicas de los administradores. Para tal efecto, recomiendo averiguar e investigar los datos de los administradores, solicitar recomendaciones de otras comunidades, y así”, sugiere.

Por último, Damele menciona que es importante que las comunidades cambien sus metodologías en la contratación de administradores. “Los resultados que se han visto en los últimos tiempos, a través de los distintos medios de comunicación, hablan de una poca acuciosidad que han ejecutado las comunidades en dichas contrataciones, las cuales son principalmente por recomendaciones de terceros, sin verificar la calidad ética y profesional de ese postulante”, cierra. 

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